Paper Manajemen Kantor - Sarana dan Prasarana Kantor

⏩CLICK HERE TO GET THE PDF DOCUMENT⏪

PENGELOLAAN SERTA PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR SEBAGAI PENUNJANG KEEFEKTIFAN KERJA PEGAWAI

Makalah ini diajukan untuk memenuhi syarat penilaian Ujian Akhir Semester (UAS) mata kuliah Manajemen Kantor

Dosen : Sholihati Amalia , S.Sos., M.Pd.


Oleh:
Nadya Syfa P Lontoh
NIM.155211053

PROGRAM STUDI DIII-ADMINISTRASI BISNIS (KELAS 2B)
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG




ABSTRACT

In office activities, office facilities and infrastructure are the main factors affecting all activities of the office in order to launch all activities or activities that take place in an office. This paper aims to know more about the scope of facilities and infrastructure in the office, to know how the management of office facilities and infrastructure, and to know how the process of maintenance of facilities and infrastructure that exist in the office.

Keywords: Facilities and Infrastructure Office, Management, Maintenance.

ABSTRAK

Dalam kegiatan perkantoran, sarana dan prasarana kantor merupakan faktor utama yang mempengaruhi segala kegiatan kantor tersebut demi melancarkan segala aktivitas atau kegiatan yang berlangsung dalam sebuah kantor.  Makalah ini bertujuan untuk lebih mengetahui mengenai ruang lingkup sarana dan prasarana dalam kantor, mengetahui bagaimana pengelolaan sarana dan prasarana kantor, serta mengetahui bagaimana proses pemeliharaan sarana dan prasarana yang ada dalam perkantoran.

Kata kunci: Sarana dan Prasarana Kantor, Pengelolaan, Pemeliharaan.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Sarana dan prasarana kantor merupakan hal yang sangat mendukung lancarnya kegiatan kantor. Kelancaran aktivitas kantor bukan saja ditentukan oleh keahlian orang yang bekerja (staf kantor) tetapi juga ditentukan seberapa besar dukungan sarana dan prasarana yang ada di kantor tersebut.

Ambilah contoh suatu kantor yang rata-rata tenaganya cukup ahli, tetapi sarana yang ada untuk bekerja sangat minim, misal untuk mengetik hanya ada mesin tik, untuk mengirim berita hanya ada pos, tanpa ada panduan dan ketentuan lainnya. Kondisi seperti ini sudah pasti pengiriman dan pemrosesan data serta pengiriman berita cukup panjang dan memakan waktu yang lama. Padahal saat ini dituntut kecepatan, ketetapan dan kualitas hasil dari pekerjaan kantor. Oleh karenanya diperlukan kelengkapan sarana dan prasarana kantor.  Selain kelengkapan, dalam pemakaiannya juga diperlukan pengelolaan yang baik serta pemeliharaan yang baik pula demi kelancaran kegiatan perkantoran dan keefektifan kerja pegawai.

1.2 Identifikasi Maslah

1. Apa yang dimaksud sarana dan prasarana kantor?
2. Apa saja jenis-jenis sarana dan prasarana kantor?
3. Apa yang dimaksud pengelolaan sarana dan prasarana kantor?
4. Bagaimana cara mengelola sarana dan prasarana kantor?
5. Apa yang dimaksud pemeliharaan sarana dan prasarana kantor?
6. Bagaimana cara memelihara sarana dan prasarana kantor?

1.3 Tujuan

1. Mengetahui dan memahami mengenai sarana dan prasarana kantor.
2. Mengetahui bagaimana mengelola sarana dan prasarana kantor.
3. Mengetahui bagaimana cara memelihara sarana dan prasarana kantor.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

2.1.1        Sarana Kantor

Menurut Darsini dalam bukunya yang berjudul Pengelolaan Sarana Prasarana Rekreasi dikemukakan bahwa sarana merupakan segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai makna dan tujuan.

Moenir (1992 : 119) mengemukakan bahwa sarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja. Pengertian yang dikemukakan oleh Moenir, jelas memberi arah bahwa sarana dan prasarana adalah merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut adalah merupakan peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang keduanya berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI 2002: 999) sarana merupakan segala sesuatu (bisa berupa syarat atau upaya) yang sapat dipakai sebagai alt atau media dalam mencapai maksud atau tujuan.

Sarana kantor sangat berperan penting dalam proses pelaksanaan kegiatan kantor. Sarana kantor sebagai alat atau benda bergerak yang secara langsung digunakan dalam proses penyelesaian tugas dan pekerjaan kantor. Hal tersebut juga disampaikan oleh Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 43) yang menyatakan “Sarana kantor itu lebih ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti komputer dan mesin-mesin”.

Pendapat lain juga dikemukakan oleh Donni Juni Priansa dan Agus Garnida (2013: 223) yang menyatakan “Sarana kantor berarti alat langsung yang digunakan untuk melaksanakan proses kegiatan kantor”.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2006 Tentang Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintah Daerah Pasal 1 juga menjelaskan bahwa sarana kerja kantor adalah suatu fasilitas yang secara langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam mencapai sasaran yang ditetapkan, antara lain: ruangan kantor, perlengkapan kerja dan kendaraan dinas.

Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka dapat diambil kesimpulan bahwa sarana kantor merupakan sesuatu fasilitas pelengkap berupa barang atau benda bergerak yang secara langsung dapat digunakan untuk memudahkan pelaksanaan proses kegiatan kantor dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Contoh sarana kantor seperti meja, kursi, tempat penyimpan dokumen, mesin-mesin kantor, peralatan/perlengkapan kantor dan lain sebagainya.

2.1.2        Prasarana Kantor    

Prasarana kantor adalah segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan, ataupun standar bagi orang-orang dalam bekerja di kantor tersebut. prasarana kantor ini membimbing orang-orang bekerja sesuai aturan yang berlaku. Biasanya prasarana ini berupa manual kantor, operational books,  sop (standar operating procedure), buku petunjuk pelaksanaan kantor dan lain sebagainya (Chaniago : 2013).

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008: 1099) pengertian “Prasarana adalah segala yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses”. Definisi tersebut, dapat diartikan prasarana kantor merupakan fasilitas tempat (barang tidak bergerak) yang digunakan untuk menunjang sarana kantor dalam mencapai tujuan usaha atau organisasi. Hal ini juga didukung oleh pendapat Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 43) yang menyatakan “Prasarana kantor itu lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah”.

Secara etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan. misalnya: lokasi/tempat, bangunan sekolah,lapangan olahraga, uang,dsb. Sedangkan sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. misalnya; ruang, buku, perpustakaan, laboratorium dsb.

1. Prasarana Perkantoran dapat dibagi menjadi dua kelompok penting, yaitu :
2. Perabot dan Tata Ruang.  Prasarana ini meliputi meja kursi, perabot system, tempat kerja unit peraga visual, tata ruang, dan jenis-jenis kantor.
3. Kondisi Fisik.  Prasarana ini meliputi dekorasi, kebersihan, ventilasi, suhu, penerangan, akustik, kesehatan, dan keselamatan

Menurut Subagyo MS (1990: 10) dalam bukunya Manajemen Logistik menye-butkan bahwa fungsi-fungsi manajemen sarana dan prasarana terdiri dari:

1. Perencanaan kebutuhan barang.
2. Penganggaran.
3. Pengadaan.
4. Penyimpanan dan penyaluran.
5. Pemeliharaan.
6. Penghapusan.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2006 Tentang Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintah Daerah Pasal 1 juga menjelaskan bahwa prasarana kerja kantor adalah fasilitas yang secara tidak langsung berfungsi menunjang terselenggaranya suatu proses kerja aparatur dalam meningkatkan kinerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, seperti gedung kantor, rumah jabatan dan rumah instansi. Prasarana ini merupakan segala sesuatu yang dibutuhkan dalam kegiatan yang sifatnya permanen atau tetap seperti gedung, lapangan, aula dan sebagainya dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dari beberapa definisi sarana dan prasarana kantor dapat disimpulkan bawa sarana dan prasarana kantor secara garis besar tidak jauh berbeda. Sarana dan prasarana merupakan alat penunjang suatu proses dan upaya yang dilakukan oleh suatu perusahaan/organisasi dalam mencapai tujuannya. 

2.2 Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Mulyani dalam Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran mengemukakan bahwa ada enam jenis sarana dan prasarana kantor, yaitu sebagai berikut:

• Bekal/peralatan kantor (office supplies)
• Mesin-mesin kantor (office machine)
• Mesin komunikasi kantor
• Perabot kantor (office furniture)
• Interior kantor (office arrangement)
• Tata ruang kantor (office lay out)
• Berikut uraian penjelasan dari enam jenis sarana dan prasarana kantor tersebut:

A. Bekal Kantor/Peralatan (Office Supplies)

Setiap kantor memerlukan bermacam-macam perbekalan kantor untuk melaksanakan kegiatan administrasi maupun kegiatan operasional lainnya. Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 20) menyatakan “Perbekalan kantor adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi”.

Pendapat berikutnya disampaikan oleh Joko Kumoro (2000: 82) yang menyatakan bahwa “Perbekalan kantor (office supplies) yaitu benda-benda habis pakai sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan tatausaha”.

Pendapat lain juga disampaikan oleh Sutrisno dan Suherman (2007: 12) yang

menyatakan “Perbekalan kantor merupakan semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas”.

Perbekalan kantor sebagai sarana pendukung dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan di suatu lembaga memiliki beberapa macam.

Adapun macam-macam perbekalan kantor menurut para ahli. The Liang Gie (2000: 221) menyatakan macam-macam perbekalan kantor untuk menunjang lancarnya perkejaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi antara lain meliputi:

• Barang lembaran, misalnya kertas tik, karbon, berkas.
• Barang bentuk lainnya, misalnya lim, karet penghapus, tinta.
• Alat tulis, misalnya potlot, pulpen, cap nomor.
• Alat keperluan lainnya, misalnya alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan cap.
• Mesin perkantoran, mesin tik, mesin hitung, mesin stensil.
• Perabotan perkantoran, misalnya meja, lemari, peti besi.
• Perlengkapan lainnya, misalnya lampu, permadani, kipas angin.

Pendapat lain juga dikemukakan oleh Sutrisno dan Suherman (2007: 13) yang menyatakan macam-macam perbekalan kantor dapat dibedakan menjadi 3 (tiga), yaitu:

1. Ditinjau dari segi peralatannya, meliputi:

• Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor,
• Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC,
• Peralatan laboratorium, seperti rak dan OHP,
• Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain-lain.

2. Ditinjau dari segi kegunaannya, meliputi:

• Benda peralatan untuk kelas, seperti meja, kursi, papan tulis.
• Benda peralatan untuk kantor, seperti almari, meja, kursi, telepon, mesin ketik, dan
• sebagainya.

3. Ditinjau dari segi umum, meliputi:

• Benda tahan lama adalah benda-benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relatif cukup (± 10 tahun), misalnya, peralatan kantor, meja kursi, dan lain sebagainya.
• Benda habis pakai adalah benda-benda yang apabila dipakai lekas habis, misalnya karbon, kertas, kapur tulis, dan lain sebagainya.

Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka dapat diambil kesimpulan bahwa perbekalan kantor merupakan barang-barang habis pakai yang digunakan sebagai penunjang kegiatan kantor. Contoh perbekalan kantor yaitu kertas, tinta, karbon, pulpen, pensil, da lain sebagainya. Adanya barangbarang perbekalan kantor dalam pelaksanaan kegiatan kantor akan menciptakan benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk warkat, formulir, laporan, surat, arsip, dokumen, buku, dan benda keterangan lainnya.

B. Mesin Kantor (Office Machine)

Upaya untuk menunjang kelancaran kegiatan kantor diperlukan mesin-mesin kantor yang memadai. Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 46) menyatakan bahwa mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahanbahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

Pendapat berikutnya disampaikan oleh Joko Kumoro (2000: 81) yang menyatakan bahwa mesin-mesin kantor (office machines) yaitu segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tatausaha yang bekerja secara mekanik, elektrik, elektronik maupun magnetik.

Menurut Sedarmayanti (2005:171) mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien.

Menurut Lina Nurasih (2014:55) mesin-mesin kantor ialah semua benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha, seperti mencatatn, mengganda, mengolah kata yang bekerja secara otomatis, mekanis, sistematis, elektris, elektronik, magnetik, dimana tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Penggunaan mesin-mesin kantor yang tepat baik dari segi jumlah mesin yang digunakan sangat membantu dalam menunjang keberhasilan pekerjaan yang dilakukan.  Menurut The Liang Gie (2007:229) jenis-jenis mesin kantor tersebut antara lain:

1.      Mesin ketik (typewriter)

2.      Mesin dikter (dictating machine)

3.      Mesin hitung (calculating machine)

4.      Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment)

5.      Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)

6.      Mesin komunikasi (communication equipment)

Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka dapat diambil kesimpulan bahwa mesin-mesin kantor merupakan segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahanbahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik atau secara kimiawi. Mesin-mesin kantor meliputi komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik manual dan elektronik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, mesin dikte, mesin hitung, mesin keperluan surat-menyurat, mesin komunikasi dan kalkulator.

C. Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

D. Perabot Kantor (Office Furniture)

Setiap kantor memerlukan perabot kantor yang disesuaikan dengan kebutuhan. Perabot kantor yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan dapat menunjang kelancaran pekerjaan kantor. Menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 22) “Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha”.

Pendapat berikutnya dikemukakan oleh Joko Kumoro (2000: 81) yang menyatakan bahwa “Perabotan kantor (office furniture) yaitu benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tatausaha, khususnya meja, kursi dan almari”. Pendapat lain juga dikemukakan oleh Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 46) yang menyatakan “Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor”.

Perabot kantor sangat berperan penting dalam menunjang pelaksanaan kegiatan kantor. Adapun macammacam perabot kantor yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 22) “Perabot kantor yaitu meja tulis, meja mesin tik, dan komputer, kursi, lemari yang dapat dikunci, rak buku/arsip, box, peti kayu”.

Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka dapat diambil kesimpulan bahwa perabot kantor merupakan bendabenda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu atau besi yang digunakan untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Macam-macam perabot kantor meliputi meja (meja tulis, meja mesin tik, dan meja komputer), kursi, sofa (meja dan kursi tamu), rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, papan pengumuman, tempat majalah/koran dan meja resepsionis.

E. Interior Kantor (Office Arrangement)

Salah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam sarana prasarana kantor yaitu interior atau hiasan kantor. Interior atau hiasan kantor dapat berfungsi untuk menciptakan suasan kantor yang nyaman, indah dan serasi. Lingkungan kantor yang dihiasi dengan hiasan kantor yang menarik dan ditata dengan baik maka akan membuat orang tertarik dan betah berada dalam kantor.

Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 47) menyatakan “Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan”.

Pendapat berikutnya disampaikan oleh Joko Kumoro (2000: 81) yang menyatakan “Hiasan kantor (office arrangement) adalah benda-benda kantor yang pada

umumnya untuk menambah suasana menyenangkan ruangan, seperti bunga, gambar dinding dan sebagainya”.

Pendapat lain juga dikemukakan oleh Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 24) yang menyatakan bahwa “Interior kantor dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi”.  Interior kantor memang sangat dibutuhkan dalam setiap kantor agar dapat membuat orang merasa betah berada di kantor tersebut.

Prasarana kantor yang berkaitan dengan interior kantor menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 47) “Meliputi gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup/buatan, jam dinding atau jam meja, dan AC/kipas angin”. Pendapat lain juga dikemukakan oleh Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2004: 24) yang menyebutkan bahwa “Interior kantor meliputi hiasan atau lukisan dinding, bungabunga, akuraium, kolam, taman, dan benda-benda lain yang dapat menambah rasa menariknya ruangan kantor tersebut”.

Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka dapat diambil kesimpulan bahwa interior atau hiasan kantor adalah benda-benda yang dapat digunakan untuk menambah suasana kantor menjadi nyaman, menyenangkan, indah dan serasi sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Interior atau hiasan kantor meliputi gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup/buatan, jam dinding atau jam meja, AC/kipas angin, bunga-bunga, taman, kolam, lampu-lampu hias, dan benda-benda lainnya yang dapat menembah rasa menariknya ruangan kantor tersebut.

F. Tata Ruang Kantor (Office Layout)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

Sedangkan menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:

• Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
• Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
• Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.
• Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
• Pengawasan mudah dilaksanakan.
• Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:

• Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.
• Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
• Pengawasan dapat dipermudah.
• Hubungan dapat dipercaya.
• Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
• Jalannya pekerjaan lebih lancar.
• Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

Berdasarkan penjelasan para ahli tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa tata ruang kantor adalah penentuan, penyusunan dan pengaturan ruangan kantor yang meliputi perabot kantor dan alat-alat kantor pada tempat yang tepat sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada para pegawai dalam bekerja. Penyusunan tata ruang kantor yang baik dapat dilakukan sesuai dengan langkahlangkah dalam menyusun tata ruang kantor agar tata ruang kantor dapat mencapai tujuan yang diharapkan yaitu dengan membuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan mencantumkan keterangan-keterangan mengenai tata letak meja, kursi, dan perabot lain dengan memperhatikan letak pintu, jendela dan pilar gedung.

CONTOH LAYOUT KANTOR :

https://drive.google.com/file/d/0BwYPXm2Jyrp9aVd0MkZTSmgwTkk/view

2.3 Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

            Kebutuhan sarana dan prasarana di kantor sangat banyak. Pengelolaan sarana dan prasarana kantor mempunyai peranan yang sangat penting bagi terlaksananya aktivitas kerja pegawai. Pengelolaan sarana dan prasarana kantor yang baik, efisien, dan efektif mutlak diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Suatu kantor dalam melakukan pekerjaan kantor membutuhkan dukungan sarana dan prasarana kantor yang memadai, agar tujuan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat tercapai dengan optimal. Kantor yang baik tentunya memiliki sarana dan prasarana yang dapat menunjang pelaksanaan kerja yang optimal.

Francis Lim mengemukakan bahwa suatu sarana ialah suatu cara atau jalan yang melaluinya sesuatu dipengaruhi dan dicapai (2008:48).

Berbeda dengan Lim, Ibrahim Bafadal (2004), berani memberikan batasan secara eksplisit terkait dengan manajemen sarana dan prasarana.  Ibrahim mengatakan manajemen sarana dan prasaran yang disebutnya juga sebagai manajemen perlengkapan merupakan salah satu bagian kajian dalam administrasi sekolah (school administration) atau administrasi pendidikan (educational administration) dapat didefenisikan sebagai proses kerja sama pendayagunaan semua perlengkapan pendidikan secara efektif dan efisien.

Manajemen sarana dan prasarana adalah kegiatan/usaha yang mengatur dan mengelola semua peralatan/ material terlaksanakannya suatu proses pendidikan di dalam sekolah agar tujuan pendidikan dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Manajemen ini digunakan untuk membantu kelancaran proses pembelajaran. Sarana dan prasarana adalah semua benda atau barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak yang digunakan untuk menunjang terlaksanakannya proses pembelajaran yang langsung maupun yang tidak langsung dalam sebuah pendidikan (Rohiat, 2008: 26).  Ruang lingkup manajemen sarana dan prasarana, meliputi perencanaan, pengadaan, pengaturan, dan penggunaan sarana dan prasarana (Mulyono, 2008 : 169).

Sondang P. Siagian (1992: 249) menyatakan bahwa pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan operasional yang terlaksana dengan lancar, efisien dan efektif dibutuhkan sarana tertentu yang harus tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang dapat diandalkan jenis yang sesuai dengan kebutuhan serta tersedia pada waktu yang tepat.

Pendapat berikutnya disampaikan oleh Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004: 3) yang menyatakan bahwa pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi:

1) Perencanaan

2) Pengorganisasian

3) Pengawasan

4) Pengadaan

5) Pencatatan/Inventarisasi

6) Penyimpanan atau Penggudangan

7) Pendistribusian

8) Pemeliharaan

9) Penghapusan

Pendapat lain juga disampaikan oleh Donni Juni Priansa dan Agus Garnida (2013: 224) yang menyatakan bahwa “Pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi:

1) Perencanaan

2) Pengadaan

3) Penyimpanan

4) Distribusi

5) Penggunaan

6) Penghapusan

Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (1992: 250) “Langkahlangkah dalam proses pengelolaan sarana dan prasarana kantor, antara lain:

1) Perencanaan Kebutuhan

2) Pengadaan

3) Penyimpanan

4) Distribusi

5) Penggunaan

 6) Penghapusan

Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan, pencatatan/inventarisasi, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.

2.4 Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

2.4.1 Hakikat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sebagai kegiatan pengurusan dan pengaturan sarana dan prasarana kantor agar selalu dalam kondisi baik dan siap digunakan dalam rangka mencapai tujuan lembaga. Pemeliharaan mencakup daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar sarana dan prasarana kantor tetap dalam keadaan baik.

Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety (2010: 57) “Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai”.

Pendapat berikutnya dikemukakan oleh Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 224) yang menyatakan “Pemeliharaan dan perawatan adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu

dalam kondisi yang siap pakai dan berfungsi dengan baik”.

Pendapat lain juga dikemukakan oleh Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004: 106) yang menyatakan bahwa pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan alat/barang yang berkaitan dengan upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil logistik serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai batas waktu yang optimal.

Sedangkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah Pasal 1 juga menjelaskan bahwa “Pemeliharaan adalah kegiatan atau tindakan yang dilakukan agar semua barang milik daerah selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna”.

Pada hakikatnya, sarana dan prasarana kantor sebagai fasilitas penunjang dalam proses aktivitas kerja guna mencapai tujuan lembaga yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, dalam penggunaan sarana dan prasarana kantor ketika proses aktivitas kerja berlangsung, harus digunakan dengan sebaik-baiknya agar tidak mengurangi nilai guna dan usia pemakaian dari sarana dan prasarana tersebut.  Upaya untuk melaksanakan hal tersebut, dibutuhkan kegiatan pengelolaan terhadap sarana dan prasarana kantor yang dilakukan oleh lembaga agar semua fasilitas yang dimiliki terjaga dengan baik.

Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka dapat diambil kesimpulan bahwa hakikat pemerliharaan sarana dan prasarana kantor merupakan suatu kegiatan untuk mempertahankan dan mengusahakan agar alat/barang kantor tetap dalam keadaan baik untuk dipakai sampai mencapai batas waktu yang optimal.

2.4.2 Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dilakukan untuk menjamin sarana dan prasarana yang ada dalam kondisi baik dan siap digunakan untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaan.  Kegiatan pemeliharaan memiliki beberapa tujuan dan manfaat.

Adapun tujuan dan manfaat kegiatan pemeliharaan menurut beberapa ahli.

Menurut Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 233), pemeliharaan sarana dan prasarana memiliki beberapa tujuan yang mencakup, antara lain:

1. Menjamin sarana dan prasarana selalu dalam kondisi prima, siap digunakan untuk mendukung proses bisnis dan berfungsi dengan baik.
2. Memperpanjang umur pemakaian sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses bisnis.
3. Menjamin keamanan dan kenyamanan bagi para pemakai.
4. Mengetahui kerusakan secara dini sehingga tindakan perbaikan dapat direncanakan dengan baik.
5. Menghindari terjadinya kerusakan secara mendadak peralatan-peralatan yang kritikal.
6. Menghindari terjadinya kerusakan fatal yang mengakibatkan waktu perbaikan yang lama dan biaya perbaikan yang besar.
7. Meningkatkan budaya perusahaan untuk mengembangakan sistem manajemen perawatan dengan baik sehingga mempunyai dampak pada peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja.
8. Meningkatkan motivasi pekerja

            Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat digunakan sebagai acuan untuk mencapai suatu keberhasilan.  Selain tujuan, adapun manfaat pemeliharaan dan perawatan sarana dan prasarana kantor menurut Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana (2005: 52), adalah sebagai berikut:

1. Barang-barang akan terpelihara dengan baik, sehingga jarang terjadi kerusakan.
2. Memperpanjang umur barang (perlengkapan), sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
3. Menghindari kehilangan karena terkontrol terus.
4. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
5. Dengan pemeliharaan, akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan dan manfaat pemeliharaan sarana dan prasarana kantor yaitu untuk menjamin, menjaga dan mengoptimalkan alat/barang kantor baik secara fungsional maupun batas umur pemakaian sehingga mampu mendukung kelangsungan kegiataan di suatu lembaga.

2.4.3. Macam-macam Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Kegiatan pemeliharaan penting bagi setiap pegawai dalam suatu lembaga untuk menunjang kegiatan operasional. Pemeliharaan dilakukan khusus terhadap barang inventaris yang sedang dalam pemakaian tanpa mengubah bentuk aslinya.  Pemeliharaan diselenggarakan agar setiap barang kantor selalu dalam kondisi siap pakai dan dapat digunakan sesuai dengan fungsinya. Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dibagi menjadi beberapa kriteria.

Menurut Ating Tedjasutrisna, Nanang Yusuf Nurdin dan Euis Sumpriana (2000: 53) macam-macam pemeliharaan barang-barang kantor dapat dilihat dari dua segi:

1) Menurut kurun waktu

• Pemeliharaan sehari-hari, yaitu pemeliharaan yang dilakukan setiap saat (hari), dan dikerjakan oleh orang yang bertanggung jawab/menggunakan barang tersebut.
• Pemeliharaan berkala, yaitu dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, misalnya satu bulan sekali, tiga bulan sekali dan dikerjakan baik oleh sendiri atau minta bantuan orang lain.

2) Menurut jenis barang

• Barang bergerak, misalnya kendaraan bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya. Pemeliharaannya dilakukan tiap hari atau berkala.
• Barang tidak bergerak, misalnya menutup kran air, memadamkan listrik. Pemeliharaannya dapat dilakukan tiap hari dengan tujuan untuk mencegah kerusakan, dan mencegah pemborosan.

Purwanto dan Muhamad Ali (2008: 225) juga menyatakan macam-macam pemeliharaan sarana dan prasarana, antara lain:

1) Perawatan preventif (preventive maintenance), dilakukan untuk mencegah timbulnya kerusakan-kerusakan yang tidak terduga dan menemukan kondisi atau keadaan yang dapat menyebabkan peralatan/ mesin mengalami kerusakan pada waktu digunakan dalam pekerjaan.

2) Perawatan korektif (breakdown maintenance), dilakukan setelah peralatan/mesin mengalami kerusakan atau ketidaknormalan fungsi sehingga tidak dapat beroperasi dengan baik.

3) Perawatan prediktif, dilakukan dengan memperkirakan kondisi peralatan dan mesin pada waktu yang akan datang.

4) Perawatan tidak terencana, jenis perawatan yang bersifat darurat yaitu dengan melakukan perbaikan terhadap kerusakan yang tidak diperkirakan sebelumnya.

5) Proactive Maintenance (perawatan secara produktif), dilakukan penentuan penyebab dari permasalahan dan melakukan perbaikan terhadap penyebab terjadinya kegagalan pada sistem.

6) Total Produktif Maintenance (perawatan produktif menyeluruh), metode perawatan dan pemeliharan yang mencakup seluruh kegiatan inspeksi dan pemeliharaan.

Berdasarkan beberapa pendapat ahli maka dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan pemeliharaaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan dalam waktu yang berkesinambungan agar sarana dan prasarana kantor yang ada dapat dipakai, sehingga aktivitas kerja dapat berjalan dengan lancar.  Pelaksanaan proses pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan pemeliharaan rutin, berkala, preventif dan represif agar sarana dan prasarana kantor senantiasa siap pakai dan terhindar dari kerusakan serta dapat mengurangi biaya pemeliharaan yang banyak.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sarana kantor merupakan sesuatu fasilitas pelengkap berupa barang atau benda bergerak yang secara langsung dapat digunakan untuk memudahkan pelaksanaan proses kegiatan kantor dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Contoh sarana kantor seperti meja, kursi, tempat penyimpan dokumen, mesin-mesin kantor, peralatan/perlengkapan kantor dan lain sebagainya.  Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan, ataupun standar bagi orang-orang dalam bekerja di kantor tersebut. prasarana kantor ini membimbing orang-orang bekerja sesuai aturan yang berlaku.  Sarana dan prasarana kantor secara garis besar tidak jauh berbeda.  Sarana dan prasarana merupakan suatu alat penunjang suatu proses dan upaya yang dilakukan oleh suatu perusahaan/organisasi dalam mencapai tujuannya. 

Maka dapat disimpulkan bawa dalam kegiatan perkantoran tentunya perlu diperhatikan perihal sarana dan prasarana kantor juga dalam pengelolaan serta perawatannya pula perlu diperhatikan demi melancarkan seluruh kegiatan dan aktivitas perkantoran.

3.2 Saran

Dengan membaca makalah ini diharapkan pembaca mampu memahami dan mengimplementasikan pemahaman mengenai sarana dan prasarana kantor, pengelolaan sarana dan prasarana kantor, serta dalam pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.

  

DAFTAR PUSTAKA

A.S, Moenir., 1992. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Jakarta:Bumi Aksara.

Bafadal, Ibrahim. 2004. Manajemen Perlengkapan Sekolah Teori dan Aplikasinya. Jakarta: Bumi Aksara.

Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. (2013). Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional. Bandung: Alfabeta.

H. Subagya. (1990). Manajemen Logistik. Jakarta: CV Haji Masagung.

Joko Kumoro. (2000). Manajemen Perkantoran. Diktat Kuliah. FIS UNY.

Jones, James J. 1969. Secondary School Adminisration. New York: McGraw Hill, Book Company.

Lim, Francis. 2008. Filsafat Teknologi. Yogyakarta : Canisius.

Lithica Rusniyanti Retno Arum. (2013). Pelaksanaan Fungsi Pengadaan dan Fungsi Pemeliharaan dalam Manajemen Sarana dan Prasarana di SMK Negeri 1 Depok Sleman Yogyakarta. Skripsi: UNY.

Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto. (2004). Manajemen Logistik Pedoman Praktis bagi Sekretaris dan Staf Administrasi. Jakarta: PT Grasindo.

Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: ERLANGGA

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2006 Tentang Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintah Daerah.

Purwanto dan Muhamad Ali. (2008). Teknik dan Manajemen Pergudangan . Jakarta: Direktorat Pembinaan SMK

Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju

Soelisno, dkk. (1982). Pengetahuan Mesin Kantor. Bandung: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Sondang P. Siagian. (1992). Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta: PT Rineka Cipta.

Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyety. (2010). Modul Memahami Prinsip- Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatf, Pendekatan Kualitatif, dan R & D. Bandung: Alfabeta.

Sutrisno dan Suherman. (2007). Modul Menggunakan Peralatan Kantor. Sukabumi: Yudhistira.

The Liang Gie. 2009. Administrasi Perkantoran Modern(Cetakan ke-9). Yogyakarta: Liberty Yogyakarta

Tim Penyusun KBBI Depdiknas Dendy Sugiyono, dkk. (2008). Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa edisi keempat. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Vida Hansa Farida, Lilis Nurlaela dan Asep Sumaryana. (2004). Menggunakan Peralatan Kantor. Bandung: CV. Armico.